「拝啓」ではじまるビジネス文書
「拝啓」は日常生活ではほとんどお目にかからない言葉になった。しかし、ビジネスの世界ではこれが使えるのと使えないのとではぐんと差がつくからこれはマスターした方が得だ。
しかも、今ではパソコンのワープロソフトで拝啓に続く文が自動的に出てくる。だから、ツボさえ押さえれば誰だってカッコがいいビジネス文書が書けるのだ。
手紙の形式は、【岸コラ】の「ビジネス文書を自分のものにしよう」と同じだ。前略で始まるのが今度は拝啓で始まる訳だ。
じゃ、その「拝啓」とはどういう意味か。謹んで申し上げるという意味だ。自分がかしこまってこれから書くと最初に宣言する訳だ。手紙は表情が見えないから、読む方はどんな状態で相手が書いてきているのか気になる。それを今回はかしこまっていますよと表示してあげる。
前略との違いは、前略で始まる文は、かしこまっていられない状況だという意味だ。相手のために急いで知らせたいとか、状況を伝えられるほど落ち着けない悲しい状態だとか、そういう時に「前略」で始まる文を書く。ビジネスはたいがい急いでいるときが多いから前略で始まる文の方が圧倒的に多い。「前略」で始まっては失礼な文が「拝啓」で始まるということになる。どんな文かというと、あらためてお願いする依頼文、お祝いを述べる文がそれだ。
「拝啓」で始まったら、必ず「敬具」で文を締める。敬具の意味も謹んで申し上げるという意味だ。じゃ、なんで拝啓の最後は敬具なのか、これは、「こんにちは」と「さようなら」のようなもので理由はない。
「拝啓」の次は、一時空けて「時候のあいさつ」がくる。夏だから暑いとか冬だから寒いとかいうあいさつだ。当たり前の内容だが、ここではその当たり前が大切。お互いに感じていることを確認し合うことで人間関係が始まる。時候のあいさつだからといって、去年と暑さを比較したり、10年間の気象トレンドや地球温暖化への危惧など異論が出るような内容にしてはいけない。
その次には、一般の手紙では相手方の安否やこちらの状態などを知らせる「その後いかがお過ごしでしょうか」という文になるが、ビジネス文書では取引状態を感謝する表現が一般的だ。あるいは、略してもいい。
その次は、段落を変えて「さて、」と書いて本文が始まる。何のことを伝える手紙なのかを書く訳だ。
その次は、段落を変えて「つきましては、」と書いてお願い事や依頼事項を書く。
最後に、一般の手紙では相手の健康を祈る言葉が来るが、ビジネス文書では今後とも取引を継続する願いと会社の発展を祈る。
「敬具」を段落を変えて右端に書いて終わる。
要領を示す文がある場合は、段落を変えて「記」で始め、箇条書き文を書き「以上」で締める。
どんな文になるのか例文を見てみよう。
